La Gestione Documentale

L'esigenza da parte delle Aziende di mantenere la propria competitività sul mercato richiede una sempre maggiore attenzione alle necessità del Cliente. Il tipo di rapporto che si crea passa obbligatoriamente attraverso lo scambio di informazioni che solitamente vengono reperite nei sistemi informativi e che tipicamente producono stampe di documenti. D’altronde buona parte delle procedure informatiche fondamentali nella gestione di un’ Azienda terminano con un processo di stampa (moduli, tabulati, etc.). Tutto questo genera una mole incredibile di carta.

In questo ambito bisogna anche tener conto che l'adeguamento a nuove leggi e normative e la costante affermazione della propria immagine aziendale impongono alle imprese un continuo aggiornamento della modulistica, soprattutto quella destinata alla comunicazione esterna.

D’altro canto le Aziende sono sempre alla continua ricerca di soluzioni che permettono di ridurre i costi di gestione e di sfruttare il più possibile gli investimenti fatti. Solitamente questo avviene sia cogliendo nuove opportunità tecnologiche, sia cercando di automatizzare, ove possibile, tutto ciò che ancora è manuale.

In molti casi il software utilizzato sui sistemi aziendali, nonostante venga costantemente aggiornato, diventa col passare del tempo un vero e proprio colosso, stabile ed affidabile da un lato, ma non sempre così flessibile alle piccole variazioni e alle automazioni dall’altro. Questo si evidenzia soprattutto nell’ambito della gestione documentale.

Per risolvere questo tipo di problematiche, da alcuni anni si stanno diffondendo piattaforme software middleware, funzionanti in ambienti standard quali Microsoft Windows 2000 e UNIX.

Questi sistemi si prendono carico, in modo automatico, degli spool di stampa, li formattano inserendo l'opportuna facciata grafica e gestiscono la distribuzione delle stampe attraverso la rete aziendale, la posta elettronica o internet, permettendo così un alleggerimento delle risorse interne dedicate.

Riuscire a gestire i flussi documentali a questo livello permette di reimpostare il formato grafico del documento in modo totalmente slegato dall’applicativo che ha generato la stampa e di automatizzare le procedure di distribuzione e di archiviazione delle stampe stesse.

Questi strumenti permettono così di evitare gli sprechi tipici della modulistica prestampata, di fornire degli ambienti semplici e flessibili di gestione dei formati e dei flussi documentali e di sfruttare i vantaggi dati dalla gestione automatizzata della distribuzione dei documenti e dalla gestione elettronica dei contenuti.