7 Maggio 2004

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

Sono stati pubblicati i decreti che rendono possibile l’archiviazione ottica dei documenti contabili. Diventa in questo modo realizzabile da parte delle aziende un percorso di informatizzazione ed eliminazione di tutti gli archivi cartacei. 3A Soluzioni mette a disposizione le proprie competenze per fornire soluzioni di archiviazione documentale sostitutiva.

Finalmente l’archiviazione ottica dei documenti contabili è diventata possibile grazie alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n° 27 del 3 Febbraio 2004 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 in cui vengono dettate le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Questo decreto, insieme al Decreto Legislativo n° 52 del 20 febbraio 2004 di attuazione della direttiva della Comunità Europea n° 115/2001 che “semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA”, di fatto apre le porte alla possibilità di effettuare la conservazione elettronica sostitutiva anche per i documenti di carattere fiscale.

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione del marca temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

Diventa in questo modo realizzabile da parte delle aziende un percorso di informatizzazione ed eliminazione di tutti gli archivi cartacei anche relativi ai documenti fiscali. Documenti che tipicamente richiedono per legge tempi di conservazione abbastanza lunghi.

I benefici e i ritorni economici sono sicuramente evidenti in termini di spazio risparmiato, sicurezza nella conservazione degli archivi e velocità di reperimento dei documenti archiviati.

3A Soluzioni, grazie alla pluriennale esperienza nella gestione ed archiviazione dei flussi documentali, è in grado di fornire soluzioni e consulenze nella gestione dell’archiviazione documentale sostitutiva a norma di legge.