News

 
 
 
 

News

indietro

indice

avanti

3 Maggio 2005

Rilasciato 3@Docs versione 2.2

E' stato rilasciato 3@Docs versione 2.2 in cui sono state incluse nuove funzionalità particolarmente interessanti come il Log Manager, il Watermark Overlay Dinamico, l’Autenticazione Automatica, ed altre ancora.

È stata rilasciata la versione 2.2 di 3@Docs, la Piattaforma Documentale di 3A Soluzioni che permette la smaterializzazione dei documenti dalle scrivanie, fornendo un accesso web-based semplice e diretto a tutti i documenti aziendali.

In questa nuova release sono state introdotte numerose funzionalità che rendono ancora più agevole e funzionale la gestione dei documenti aziendali.

Tra le principali novità rilasciate con 3@Docs ver 2.2 segnaliamo:

  • Il Log Manager

  • Il Watermark Overlay Dinamico

  • L’ Autenticazione Automatica

  • La gestione e revisione delle note

  • Associazione manuale tra documenti correlati

Log Manager

Molto spesso diventa basilare poter verificare gli accessi e le operazioni effettuate dai dipendenti sui documenti aziendali, soprattutto quando questi contengono informazioni riservate o strategiche per il business dell’azienda.

Sia per rispondere alle specifiche di legge che per tutelare il patrimonio intellettuale aziendale, è indispensabile poter monitorare e verificare le operazioni che gli utenti effettuano su tutti quei documenti che hanno una valenza cruciale all’interno dell’azienda, quali progetti, informazioni amministrative, documenti commerciali, ecc..

Da sempre in 3@Docs vengono tracciati gli accessi e le operazioni effettuate dagli utenti sui documenti pubblicati nel repository. Queste informazioni, anche se complete, non sono solitamente semplici da analizzare senza uno strumento che ne permetta la navigazione e il reperimento in modo puntuale.

In questa nuova release di 3@Docs è stato messo a disposizione un tool che permette all’amministratore di sistema, in modo semplice e veloce, di navigare all’interno dei log prodotti dal repository e rintracciare le operazioni che gli utenti hanno effettuato sui documenti.

La navigazione avviene attraverso 2 tipi di approccio: il primo, centrato sugli utenti, che permette, a partire da uno o più utenti, di verificare l’insieme dei documenti da loro trattati. Il secondo, centrato sui documenti, che permette, a partire da uno o più documenti, di verificare quali sono stati gli utenti che li hanno manipolati.

Watermark Overlay Dinamico

Fin troppo spesso la stampa di documenti avviene senza regole né gestione. A chi non è capitato di trovare una pila di documenti e non riuscire a risalire a chi ne ha richiesto la stampa? Oppure, visionare un documento e non sapere se è l’originale o una copia?

La possibilità di inserire un Watermark ‘al volo’ sul documento visualizzato, magari con nome e cognome di chi lo sta visionando oppure con la dicitura ‘copia conforme’ posta in diagonale, fornisce un meccanismo semplice e funzionale di regolamentazione sulla proliferazione e distribuzione, molto spesso incontrollata, dei documenti.

Il modulo di Watermark Overlay permette tutto questo dando la possibilità di inserire dinamicamente, in fase di visualizzazione del documento, scritte e diciture prestabilite.

Le politiche di applicazione dei watermark permettono di definire, se e cosa sovrapporre al documento originale, a seconda dei permessi d’accesso assegnati all’utente. In questo modo è possibile definire quali informazioni aggiungere ai documenti a seconda di chi ha effettuato l’accesso.

Autenticazione Automatica

Con la nuova release di 3@Docs è ora possibile sfruttare l’autenticazione windows dell’utente per l’accesso al Repository Documentale, e così evitare il reinserimento di login e password.

3@Docs è ora in grado di verificare se l’utente che ha effettuato l’accesso in windows è anche un utente del Repository Documentale e permettergli di entrare direttamente nella Home-Page di 3@Docs, evitandogli la noiosa riautenticazione che fino a ieri era obbligato ad effettuare.

Gestione e revisione delle note

La 3@Docs mette a disposizione la possibilità di inserire una o più note a corredo del documento. In questo modo è possibile condividere informazioni tra coloro che hanno accesso al documento e mantenere memoria storica delle attività effettuate e delle peculiarità legate a quel documento.

3@Docs tiene conto dell’autore e delle revisioni delle note e permette di visualizzare in ogni momento tutto lo storico delle note inserite.

Associazione manuale tra documenti correlati

Già la versione precedente di 3@Docs prevedeva l’aggregazione logica tra i documenti attraverso add-on che, in modo automatizzato, pubblicano i documenti associandoli in modo opportuno attraverso logiche di correlazione predefinite. Un esempio di questa modalità operativa è la catena documentale data da Ordine, Conferma d’Ordine, DDT e Fattura, documenti che possono essere pubblicati sul Repository e associati tra loro in modo automatizzato. Nella realtà, però, c’è spesso la necessità di pubblicare documenti prodotti in Front Office, come lettere di comunicazione o la ‘famosa’ lettera dell’avvocato, e di aggregarli manualmente ad un a catena documentale già presente.

In 3@@Docs ver. 2.2 è stata aggiunta la possibilità di associare manualmente un qualsiasi documento a documenti presenti nel Repository secondo correlazioni decise dall’utente.

 

indietro

indice

avanti

Soluzioni

Gestione Documentale

Prodotti

3@Docs